העסק מחייב את הלקוחות ומבצע סליקת כרטיסי אשראי באמצעות מערכת בילינג

במאמר זה אתמקד במערכת בילינג, אשר מונעת מתהליך הסליקה וחיוב לקוחות העסק להיות ארוך, יקר ומסורבל. הפצת החשבונית נעשית באופן אוטומטי באמצעות מייל, והמערכת מתאימה במיוחד לעסקים בעלי קהל לקוחות קבוע.

הזמן לחיוב לקוחות העסק וסליקה מגיע בסוף כל חודש, וטומן בחובו תהליך ממושך שכולל השקעת זמן רב מהעסק (ימי עבודה רבים) וסיכוי לטעויות בחישובים. העיסוק בחיוב הלקוחות לא קשור ישירות לפעילות המרכזית של העסק, וגם העסק נדרש לטפל בנושא שמצריך הוצאות כספיות גבוהות (מאות ועד אלפי שקלים מדי חודש) עבור הפקת החשבוניות (הדפסה ושליחה של החשבוניות בדואר). העלויות שנדרשות לתהליך יהיו גבוהות יותר ככל שהעסק יהיה גדול יותר.

קיימת מערכת גביה יעילה (מערכת בילינג) לעסקים קטנים ובינוניים שיכולה לסייע רבות לעסקים שפועלים בזכות קהל לקוחות קבוע – כמו משרדי עו"ד, מרכזי חוגים, מועדוני ספורט ועוד. בזכות המערכת, העסק לא צריך לצאת מגדרו כדי להתעסק בתחום שונה עבור חיוב הלקוחות, ויכול גם לחסוך באופן משמעותי בזמנו ובעלויות, ואף לקבל בזמן את התשלומים הצפויים.

חיוב הלקוחות – בעזרת מערכת בילינג יעילה ומשתלמת

אנו עדים בתקופה האחרונה לתהליך התייעלות של מערכות חיובים בקרב חברות גדולות (כמו חברות תקשורת). הן שידרגו לחיוב אוטומטי שבאמצעותו שולחים חשבוניות ללקוח במייל, בצירוף חתימה אלקטרונית – שנקראת מערכת בילינג (Billing). היא פותחה ספציפית עבור חברות הענק שביקשו לקבל את המעלות של המערכת – חסכון אדיר בעלויות וזמן העסק, ומצד שני – שמירה על איכות הסביבה. במקום דפי הנייר ששימשו אותנו לחשבוניות, המערכת שולחת חשבוניות ממוחשבות דרך המייל.

למרבה הפלא, מערכות ERP ומערכות ניהול חשבונות שפותחו בעיקר לעסקים קטנים ובינוניים – אינן בעלות תמיכה לשרות מסוג זה. התוצאה היא שאותם עסקים נאלצים להשקיע משאבים יקרים וזמן רב בתהליך של סליקת כרטיסי אשראי וחיוב לקוחות. מערכת הבילינג יכולה להתאים במיוחד לעסקים עם קהל לקוחות קבוע (כמו מרכזי חוגים ומועדוני ספורט), ופחות יעילה לשימוש של עסקים עם לקוחות מזדמנים או עסקאות בהיקפים משתנים.

על תהליך החיוב

ייעוד מערכת הבילינג והמודול שלה הוא סליקת כרטיסי אשראי וגם לשלוח את החשבוניות במייל בדרך אוטומטית. זכרו שלא מדובר במערכת ERP, והמודול של מערכת הבילינג יעבוד באיחוד עם מערכת ניהול חשבונות. איך זה קורה? ביום החיוב, מערכת הבילינג מבצעת את הסליקה עבור הלקוח, לפי חיוביו במהלך החודש – ונתוני פעילותו נשלחים למודול ממערכת ניהול החשבונות. בעת החיוב עצמו, מפיקה המערכת את חשבונית המס האלקטרונית ושולחת באופן אוטומטי לדואר האלקטרוני של הלקוח, בצירוף של חתימה דיגיטלית. משמעות החתימה היא שיש תיעוד אלקטרוני לעצם מקוריותו ושלמותו של המסמך, וגם לא נותן לאדם לבצע בו שינויים.

עסק שיכול להיעזר במערכת בילינג הוא לדוגמה עמותה לגיוס כספים. העמותה למשל מתבססת על 600 תורמים – מתוכם 100 מזדמנים, ואילו 500 קבועים אשר כל חודש מפקידים את אותו הסכום. על העמותה לשלוח חשבוניות לכולם באופן פרטני. במידה והעמותה תשתמש בתוכנת ניהול חשבונות / מערכת ERP – התהליך עדיין יגבה זמן רב, משאבים וכסף. אין ביכולת מערכת הבילינג לטפל ב- 100% מלקוחות העמותה (עקב מאה לקוחות מזדמנים), אך היא מסוגלת לטפל ברובם (500 התורמים הקבועים). אי לכך, העמותה תוכל לחסוך באופן משמעותי בזמן הניהול של החיוב, ולהוריד את הסיכוי לטעויות בחישוב. אותן טעויות לא רק פוגעות בעסק מהפן הכלכלי, אלא גם במוניטין המכובד. היה ניתן לנצל את זמן הטיפול בחיובים לגיוס של לקוחות חדשים לעמותה ולהגדיל את הכנסותיה.