מרכזיות טלפון - היבטים מקצועיים

בעסקים רבים כיום ניתן למצוא מרכזיות טלפון אשר מרכזות את כל השיחות הנכנסות או היוצאות מבית העסק. פניה לספקים במטרה לרכוש מרכזיות טלפון עשויה להניב הצעות רבות ושונות הכוללות שירותים ופרטים שונים, מה שעלול לבלבל מעט אם איננו יודעים מה בדיוק נרצה לרכוש. לכן, לפני רכישת מרכזיות טלפון רצוי לערוך אפיון לבית העסק בשבילו נרצה לרכוש מרכזיות טלפון ולהגדיר את הצרכים עליהם נרצה שהמערכת תענה.

גודל העסק

גודלו של בית העסק בשבילו נרצה לרכוש מרכזיות טלפון הוא הפרט הראשון אותו יש לבדוק. מה מספר העובדים האמורים להשתמש במערכת? בכמה חדרים או מוקדים נרצה להתקין מרכזיות טלפון? כמה קווי חוץ וכמה קווים פנימיים נצטרך בו זמנית? האם העסק צפוי להתרחב בעתיד הקרוב ולדרוש מערכת גדולה יותר? האם לעסק יש מספר מוקדים או אתרים במבנים ובמקומות שונים שהיינו רוצים שירוכזו על ידי מערכת אחת? אין דינו של עסק קטן בעל מספר עובדים מועט לעסק גדול המתפרש על מספר ערים ומעסיק מאות עובדים.

אופי התקשורת

בנוסף, נבדוק מהו אופי התקשורת האמורה להתנהל על ידי מרכזיות טלפון. האם העסק נותן שירות טלפוני או תמיכה תכנית ללקוחות, או מוציא שיחות טלפון ללקוחות קיימים או פוטנציאליים? האם אופי העבודה מצריך את העובדים לנהל שיחות טלפון רבות בינם לבין עצמם או להוציא שיחות טלפון רבות לקוי חוץ? עסקים שעיקר התנהלותם (או חלק גדול ממנה) הוא על ידי מרכזיות טלפון כגון מוקדי שירות או מכירות ידרשו למערכת מתוחכמת יותר מעסקים בהם אין התנהלות רבה על ידי הטלפון.

מאפיינים נוספים

שאלות נוספות שנצטרך לשאול את עצמנו לפני שנפנה לרכוש מרכזיות טלפון הן: מה התקציב שנוכל להקצות לרכישת מרכזיות טלפון? אילו שירותים נוספים היינו רוצים לקבל? אילו שינויים טכניים נצטרך לערוך כדי להתקין מרכזיות טלפון בעסק? האם נרצה לחבר מרכזיות טלפון למערכת ניהול קשרי לקוחות? רק לאחר שנענה על כל השאלות הללו בצורה מדויקת ונגדיר את הצרכים בשבילם אנו רוצים מרכזיות טלפון נוכל לפנות לספקים כדי לקבל הצעות מחיר למרכזיות המותאמות לצרכנו ולרכוש ולהתקין מרכזיות טלפון.