סריקת ארכיון מסמכים – איך עושים זאת הלכה למעשה?

סריקת מסמכים והמרתם לקבצים דיגיטליים מאפשרת לכם לחסוך את עלות אחסון המסמכים בארכיוני המסמכים (או בחדרי הארגון) וליצור מערכת קלה, פשוטה, זולה ויעילה למציאת כל מסמך בלחיצת כפתור.

עם חלוף השנים, כמות המסמכים שהצטברו בארגון הפכו לנטל כלכלי מכביד. אלפי הקלסרים חוסמים כל מטר פנוי במשרדי הארגון ומעלים עובש.

 

עכשיו שהבנו את ההיגיון הכלכלי בואו ונצלול פנימה לתוך הפרטים.

באופן כללי התהליך מחייב אפיון וקביעת שלבים מדורגים בביצוע המעבר מארכיון מסמכים לארכיון דיגיטלי. סריקת מסמכים הוא הליך דיגיטלי כאשר בצד אחד נכנס מסמך ובצד השני יוצא קובץ. אנשים נוטים לטעות ולבלבל בין סריקת מסמכים לצילום מסמכים (שהוא הליך אנלוגי שמצד אחד נכנס נייר ומהצד השני יוצא נייר).

 

סריקת מסמכים מייצרת קובץ דיגיטלי בזמן סריקת המסמך. בקובץ שקיבלנו אנחנו יכולים לעשות שימוש. אחד השימושים הוא הפעלת תהליך זיהוי אופטי (OCR) על הקובץ הסרוק. הליך זה מאפשר לתרגם את הסימנים שבתמונה וליצור קובץ וורד (טקסט) המאפשר לבצע שינויים בטקסט או בכלל המסמך. הזיהוי האופטי וההמרה לטקסט בר עריכה מאפשרים להפוך כל מסמך פיזי סרוק  לקובץ בר עריכה. ברגע שנוצר קובץ בר עריכה ניתן לבצע כל שינוי בכל זמן.

 

המודרניזציה בתחום המחשוב הארגוני מאפשרת כיום לכל משרד או ארגון להתחיל בתהליך סריקת המסמכים הישנים ושילוב הקבצים הדיגיטליים המתקבלים בסריקה לתוך המערכת הממוחשבת.

 

ומדוע כדאי לבצע סריקת מסמכים? כי זה תורם לחיסכון רב במספר אספקטים:

חסכון בשטח האחסון בארגון (או בבית ארכיב / בית גניזה) והקטנת עלות השכירות והתשלומים הנלווים, חיסכון בעלויות מדפים, קלסרים וקרטונים, ויכולת ריכוז המידע והידע של הארגון ושליפה מהירה בכל רגע נתון.

 

כדי לדעת כיצד לבצע את הפרויקט שנקרא: "סריקת ארכיון מסמכים" בדרך ליעד הנכסף שלכם, ארכיון דיגיטלי, קראו היטב את השלבים. עקבו אחר הסדר הנכון ויישמו כל שלב במלואו.

 

1.      בצעו אפיון צרכים מדויק כולל הגדרות גיבוי.

2.      הגדירו לאן אתם מעבירים את המסמכים והקלסרים לאחר הסריקה. בחרו סורק מסמכים מתאים (או שימוש בחברה המספקת שירותי סריקה). אם יש לכם מסמכים רבים שיקלו להציב יותר מעמדת סריקה אחת. לפני שתתחילו לסרוק את המסמכים שלכם כדאי שתצטיידו בסורק מסמכים מקצועי. אם אין לכם הרבה מסמכים אתם יכולים להשתמש במכשיר משולב. חברות המספקות שירותי סריקה משתמשות בסורקי ארכיון מהירים המיועדים למטרה זו. סורקי מסמכים מקצועיים מכילים תוכנות עזר רבות ויש להם יכולות סריקה משובחות. לאחר שהצטיידתם בסורק מסמכים תוכלו להתחיל בתהליך סריקת מסמכים.  

3.      בחרו תוכנה מתאימה לניהול מסמכים. הגדירו גם את שיטת סימון וזיהוי המסמכים. כדאי להצטייד בתוכנות ניהול מסמכים שיאפשרו לכם ליצור ארכיון מסמכים דיגיטלי בר חיפוש.

4.      החליטו אילו קלסרים או קרטונים ייסרקו ראשונים וקבעו סדר הגיוני.

5.      מיינו את המסמכים, הקלסרים והקרטונים שיעברו סריקה.

6.      התחילו בפעולת הסריקה ובצעו גיבוי של המסמכים שסרקתם מידי כמה שעות. סרקו את במסמכים לפי תאריכים או לפי נושאים ובהתאם לכך תנו שמות מתאימים לכל תיקייה שבה תשמרו את המסמכים הסרוקים. כך תוכלו למצוא ולאחזר את המסמכים הרצויים בקלות. אל תשכחו לבצע גיבוי למסמכים שסרקתם. חשוב לשמור מספר גיבויים בכמה אופנים: בדיסקים, בקלטות גיבוי, בדיסקים חיצוניים ועוד.

7.      לאחר תהליך הסריקה הממוחשבת של המסמכים, התחילו בהליך הכנסתם למערכת ניהול המסמכים.

8.      לאחר שקיבלתם ארכיון דיגיטלי המנוהל באמצעות תוכנת ניהול מסמכים, זה הזמן להדריך את המשתמשים ולהתחיל לעבוד.

9.      מרגע זה כל מסמך חדש שנכנס לארגון עובר סריקה. בסוף כל יום מתבצע הליך סריקת מסמכים יומיים ושילובם במערכת.

תגיות: ארכיון, מסמכים, אלבום דיגיטלי, סורק, סריקת, סריקה, ניהול ידע, ארכיב, תוכנת סריקה, תוכנות סריקה, תוכנה לסריקת מסמכים, סריקת מסמכים, סריקת מסמך, סורקים, תוכנה לסריקת תמונות, סריקת תמונות, ניהול מסמכים, גניזה, תוכנות ניהול מסמכים, תוכנות לניהול מסמכים, תוכנה לניהול מסמכים, ocr עברית, מערכת לניהול מסמכים, שירותי סריקה, סורקים מקצועיים , סורק נגטיבים, סורק מקצועי, בנק מבחנים, שירותי ארכיב, סריקת שקופיות, סורק תמונות, זיהוי טקסט, תוכנת סריקת מסמכים, תוכנת OCR, סקנר, ניהול ידע בארגון, ocr בעברית, סורקי מסמכים, סורק מסמכים, תוכנת ארכיון, תוכות זיהוי טקסט, ניהול מסמכים תוכנה, משרד ללא נייר, מערכת ניהול מסמכים, מערכת ניהול ידע, תיוק מסמכים, שירותי סריקת מסמכים, שירותי ארכיון, ארכיון מסמכים, ארכיון אלקטרוני, תוכנת זיהוי טקסט, תוכנות זיהוי טקסט, סריקת תמונות ישנות, סריקת ספרים, סורק מהיר, סורקי ארכיון, ניהול מסמכים חינם, מיקרופילם, גניזת מסמכים, תוכנת ocr בעברית, שרותי סריקה, שירותי גניזה, תוכנת ניהול מסמכים חינם, תוכנה לניהול מסמכים חינם, סריקה באתר הלקוח, זיהוי תווים אופטי, ארכיון ממוחשב, אחסון מסמכים, סריקת מסמכים ל pdf, ניהול ארכיון, הקלדת מסמכים, סריקת, שרותי ארכיון, סריקת מסמכים תל אביב, ניהול מסמכים סרוקים, שרותי ארכיב, שירותי ארכיב וגניזה, פתרונות ניהול מסמכים, סריקת מסמכים ירושלים, סורק דו צדדי, ניהול משרד ללא נייר, ניהול מסמכים וידע, ניהול ארכיב סריקה, מערכות לניהול, משרד ללא נייר, ארכיב דיגיטלי, ניהול מסמכים חניבעל מערכות, פתרונות סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים