כיצד להפיק אירוע התרמה

מוצלח חלומו של כל מנהל ארגון הוא ליצור "דינר" ובו מאות משתתפים, המשתייכים לשכבת בעלי הממון. דינר אשר יניב הכנסה כספית משמעותית. תחושת היוקרה והמכובדות, החוויה, והקשר הבין- אישי עשויים ליצור רושם חיובי על התורמים הפוטנציאלים והתורמים בפועל, ולהעמיק את הקשר עם הארגון.אך בפועל לעיתים קרובות מופיעה התפכחות מרה לאחר האירוע, וזאת כתוצאה מהפער בין הציפיות לתוצאות.איך ניתן לארגן דינר שיפיק תועלת כלכלית ולהפוך אירוע זה למציאות של ממש? וכן, איך ניתן "לחסוך" את חווית ההתפכחות "מחלום מתוק" המלווה את ההכנות לאירוע ואת האירוע עצמו, חלום שנשבר כאשר לא נשאר הרבה מזומנים לספור בסוף הערב?בסדרת מאמרים זו נסקור את הליכי התכנון, הביצוע והבקרה הנדרשים לשם קיומו של דינר מוצלח העונה לציפיות המקוריות. נאפיין: סוגי דינרים שונים, צרכים ליישום המטרות המתוכננות ו"טיפים"- לארגון אירועים בקנה מידה קטן וגדול כאחד.ראשית דבר- מהו דינר, ובמה הוא מתייחד לעומת פעולות ואמצעים אחרים העומדים לרשות ההנהלה?

שלושה יישומים לעריכת דינר:

1. דינר- חשיפה תדמיתית בפני קהל יעד להיערכות לגיוס כספים בעתיד.
2. דינר- כבסיס יחסי ציבור מקדימים למבצע גיוס כספים מיידי בעקבות האירוע.
3. דינר- אירוע התרמה לגיוס כספים.

* המכנה המשותף בין שלושת היישומים הוא- קיום ארוחה אליה מוזמנים תורמים פוטנציאלים, או תורמים בפועל. באירוע משולבים: תוכנית אומנותית, דברי ברכה, סעודה, חשיפת הארגון.

השלב בשלישי - דינר כאירוע התרמה לגיוס כספים, מתייחד בפעולה ישירה לגיוס כספים המתבצעת לפני ו/או במהלך הדינר עצמו.ארגונים לא מנוסים- אשר אינם בשלים דיים לקיים דינר כאירוע התרמה, לוקים בדרך כלל בחוסר סבלנות וקוצר ראות, ושואפים לביצוע דינר התרמה בשלב הבוסר- דבר הגורם לאכזבה ומפלה בסופו של עניין.הריצה הבלתי מקצועית "לתכל'ס- כסף בקופה מייד" גורם לטעות אסטרטגית קריטית.ייחוד נוסף לדינר כאמצעי התרמה הוא העובדה, כי הפניה אל התורמים נעשית במספר מישורים:

1. יחסי ציבור
2. פרסום
3. קשר אישי
4. אווירת "יחד" ומחויבות חברתית
5. תמורה לתרומה על ידי כבוד והוקרה לתורם

שילוב חמשת הערוצים האלה יוצרים מוכנות נפשית להזדהות עם מטרות הארגון ופתיחות לביטוי הזדהות זו על ידי תרומה כספית.בהמשך לדינר ניתן להתרים גם באופנים הבאים: התרמה אישית- על ידי פגישה, פניה המונית- דיוור ישיר ו/או טלמרקטינג, התרמה מדלת לדלתo פניות בתקשורת הכתובה והמשודרת כאשר לא קיים שילוב ההדוק בין חמשת המישורים המתקיימים בו זמנית - בדינר, האפקטיביות שלו תהיה נמוכה .כמו כן חשוב לציין כי אמצעי התרמה שונים מתאימים לרמות תורמים שונות בהתאם לתפיסת "פרמידת התרומות".

לפי גישה זו, האמצעים המתאימים לתורמים בעלי יכולת גבוהה הם שונים במהותם מהאמצעים המתאימים לתורמים סכומי כסף קטנים. כתוצאה מכך, יש להתאים ולייחד לכל שכבה כלכלית את השיטות המתאימות לה. אף בדינר להתרמה עצמו - יש לבנות פרמידת תרומות המתאימה לשכבות התורמים עצמם המשתתפים באירוע- מוזמנים, אורחי כבוד, תורמי ביניים ונותני חסויות.

מהם הכלים להערכת בשלותו של ארגון לקיים דינר התרמה? מצד הארגון עצמו, ארגון דינר מצריך כושר ארגוני ותכנוני משמעותי, כיוון שאירוע מסוג זה מחייב שילוב מתואם של מספר תחומים:1. שווק 2. מכירות 3. יחסי ציבור 4. פרסום 5. תכנון אירועים 6. מערכת גיוס כספים   7.מערכת הוקרה לתורמים 8. הון ראשוני להפקת האירוע 9. הפעלת מתנדבים וצוות מקצועי 10.תשתית מנהל וארגון.

השילוב של התחומים הנ"ל למארג אחד יוצר את המרקם המנצח המאפיין כל ארגון ומבדיל אותו מארגונים אחרים.הסיסמא המובילה לקיום תנאים הכרחיים לדינר היא המילה נותנים-o נוכחים מתאימיםo תכנים ייחודייםo ניהול ותכנון מקצועייםo מקום מתאיםבהמשך הסדרה נסקור כל תחום מקצועי, וכן את הכלים המעשיים ליישום יעיל של הפעולות הנדרשות לכל שלב ושלב .

תכנון דינר כארוע התרמה מוצלח חלומו של כל מנהל ארגון הוא ליצור "דינר" ובו מאות משתתפים, המשתייכים לשכבת בעלי הממון. דינר אשר יניב הכנסה כספית משמעותית. תחושת היוקרה והמכובדות, החוויה, והקשר הבין- אישי עשויים ליצור רושם חיובי על התורמים הפוטנציאלים והתורמים בפועל, ולהעמיק את הקשר עם הארגון. אך בפועל לעיתים קרובות מופיעה התפכחות מרה לאחר האירוע, וזאת כתוצאה מהפער בין הציפיות לתוצאות. איך ניתן לארגן דינר שיפיק תועלת כלכלית ולהפוך אירוע זה למציאות של ממש? וכן, איך ניתן "לחסוך" את חווית ההתפכחות "מחלום מתוק" המלווה את ההכנות לאירוע ואת האירוע עצמו, חלום שנשבר כאשר לא נשאר הרבה מזומנים לספור בסוף הערב?

בסדרת מאמרים זו נסקור את הליכי התכנון, הביצוע והבקרה הנדרשים לשם קיומו של דינר מוצלח העונה לציפיות המקוריות. נאפיין: סוגי דינרים שונים, צרכים ליישום המטרות המתוכננות ו"טיפים"- לארגון אירועים בקנה מידה קטן וגדול כאחד. ראשית דבר - מהו דינר, ובמה הוא מתייחד לעומת פעולות ואמצעים אחרים העומדים לרשות ההנהלה?

שלושה יישומים לעריכת דינר: 1. דינר - חשיפה תדמיתית בפני קהל יעד להיערכות לגיוס כספים בעתיד. 2. דינר - כבסיס יחסי ציבור מקדימים למבצע גיוס כספים מיידי בעקבות האירוע. 3. דינר - אירוע התרמה לגיוס כספים.

המכנה המשותף בין שלושת היישומים הוא- קיום ארוחה אליה מוזמנים תורמים פוטנציאלים, או תורמים בפועל. באירוע משולבים:תוכנית אומנותית, דברי ברכה, סעודה, חשיפת הארגון. השלב בשלישי- דינר כאירוע התרמה לגיוס כספים, מתייחד בפעולה ישירה לגיוס כספים המתבצעת לפני ו/או במהלך הדינר עצמו. ארגונים לא מנוסים- אשר אינם בשלים דיים לקיים דינר כאירוע התרמה, לוקים בדרך כלל בחוסר סבלנות וקוצר ראות, ושואפים לביצוע דינר התרמה בשלב הבוסר - דבר הגורם לאכזבה ומפלה בסופו של עניין. הריצה הבלתי מקצועית "לתכל'ס- כסף בקופה מייד" גורם לטעות אסטרטגית קריטית. ייחוד נוסף לדינר כאמצעי התרמה הוא העובדה, כי הפניה אל התורמים נעשית במספר מישורים: 1. יחסי ציבור 2. פרסום 3. קשר אישי 4. אווירת "יחד" ומחויבות חברתית 5. תמורה לתרומה על ידי כבוד והוקרה לתורם.

שילוב חמשת הערוצים האלה יוצרים מוכנות נפשית להזדהות עם מטרות הארגון ופתיחות לביטוי הזדהות זו על ידי תרומה כספית. בהמשך לדינר ניתן להתרים גם באופנים הבאים: התרמה אישית על ידי פגישה, פניה המונית - דוור ישיר ו/או טלמרקטינג, התרמה מדלת לדלת, פניות בתקשורת הכתובה והמשודרת.

כאשר לא קיים שילוב ההדוק בין חמשת המישורים המתקיימים בו זמנית בדינר, האפקטיביות שלו תהיה נמוכה . כמו כן חשוב לציין כי אמצעי התרמה שונים מתאימים לרמות תורמים שונות בהתאם לתפיסת "פרמידת התרומות" .

לפי גישה זו, האמצעים המתאימים לתורמים בעלי יכולת גבוהה הם שונים במהותם מהאמצעים המתאימים לתורמים סכומי כסף קטנים. כתוצאה מכך, יש להתאים ולייחד לכל שכבה כלכלית את השיטות המתאימות לה. אף בדינר להתרמה עצמו יש לבנות פרמידת תרומות המתאימה לשכבות התורמים עצמם המשתתפים באירוע - מוזמנים, אורחי כבוד, תורמי ביניים ונותני חסויות.

מהם הכלים להערכת בשלותו של ארגון לקיים דינר התרמה? מצד הארגון עצמו, ארגון דינר מצריך כושר ארגוני ותכנוני משמעותי, כיוון שאירוע מסוג זה מחייב שילוב מתואם של מספר תחומים: 1. שווק 2. מכירות 3. יחסי ציבור 4. פרסום 5. תכנון אירועים 6. מערכת גיוס כספים 7. מערכת הוקרה לתורמים 8. הון ראשוני להפקת האירוע 9. הפעלת מתנדבים וצוות מקצועי 10.

תשתית מנהל וארגון השילוב של התחומים הנ"ל למארג אחד יוצר את המרקם המנצח המאפיין כל ארגון ומבדיל אותו מארגונים אחרים. הסיסמא המובילה לקיום תנאים הכרחיים לדינר היא המילה נותנים- o נוכחים מתאימים o תכנים ייחודיים o ניהול ותכנון מקצועיים o מקום מתאים בהמשך הסדרה נסקור כל תחום מקצועי, וכן את הכלים המעשיים ליישום יעיל של הפעולות הנדרשות לכל שלב ושלב.