כיצד להפיק שבת חתן או שבת בר מצווה בבית מלון

קיבלתם את ההחלטה להפיק שבת בבית מלון. האירוע יכול להיות שבת חתן, שבת בר מצווה, שבת משפחתית לגיבוש או יום הולדת ועוד...

על מנת שנתחיל בתהליך הפקת שבת חתן / שבת בר מצווה בבית מלון, תחילה יש לגבש ולרכז מספר פרטים על היכן ואיזה אופי יהיה לאירוע. מומלץ להתקשר עם סוכן תיירות בעל ניסיון רב בהפקת שבתות בבית מלון אשר יסייע לכם במציאת הפתרונות האופטימאליים לנקודות המנחות:  להלן מספר נקודות שעלינו לתת מענה לפני הרצת התהליך:

1. איזור גיאוגרפי - מהו המרחק הגיאוגרפי אשר מתאים לנו במקסימום להגיע אליו. היות ויש מספר רב של מלונות הפזורים ברחבי הארץ, עלינו להתמקד באזורים מסוימים בהם נתמקד בחיפושינו. לדוגמא: לשבתות חתן או בר מצווה יש דרישה למלונות בירושלים וסביבותיה, כמו כן באזור מרכז והצפון.
2. אופי המלון - ניתן לחלק את סוגי המלונות למספר קטגוריות: מלון עם שטחים ומרחבים חיצוניים המאפשרים לבני המשפחה לנצל את כרי הדשא והנרחבים, או מלון מסוג של מבנה עירוני אשר השטחים הציבוריים שלו מצומצמים, אולם יש בו את היתרון שהכל מרוכז במקום אחד "בציר" המעלית. מלון עם אופי של נופש ומיתקנים או מלון בוטיק סולידי ושקט. עלינו להחליט לפי סוג האירוע איזה סוג של מלון אנו מחפשים ומה מתאים לנו ולמשפחה. לתשומת לבכם, לא כל מלון בקיא בתפעול של אירוע משפחתי במיוחד אם הוא מאופיין בדרישות לסקטור מסורתי / דתי מבחינת הרבה פרמטרים, לכן יש לוודא אם אכן המלון ערוך לכך.
3. רמת הבית מלון - נכון להיום בוטל הדירוג הפורמאלי של המלונות במושג של כוכבים, אולם קל לנו בכל זאת לתת מדד ללקוח בעזרת סולם דירוג זה היות וזה נותן אינדיקציה ורושם ראשוני על מה אנחנו מדברים. מגוון המלונות לאירועים הינו גדול: מ- 3 כוכבים עד- 5 כוכבים, בתי הארחה ואירוח בקיבוצים.  יש לשים לב שבית הארחה לא תמיד יותר זול מבית מלון. כל דבר צריך להיבדק ספציפית לתאריך שלו.
4. כשרות - נושא הכשרות הינו מורכב מאד בבתי מלון, מה שמקובל ונכון באזור אחד אינו קביל באזור אחר. לכן יש להיכנס לעובי הקורה למי שמקפיד גם בנושא זה: לדוגמא: לרבנות ירושלים יש כשרות רגילה וכשרות מהדרין. בסעודה שלישית אין רבנות ירושלים מתירה להגיש אוכל חם ולכן הדגים או הפשטידות מוגשים קרים-בטמפרטורת החדר. לעומת זאת באזורים אחרים בארץ הרבנות המקומית מתירה הגשת אוכל חם בסעודה שלישית. כמו כן למי שצריך מלון המספק אוכל גלאט, עליו לקחת בחשבון שמבחר המלונות שלו מצטמצם מאד בירושלים ובשאר אזורי הארץ. על כן יש לשקול טוב אם לקיים את האירוע במלון גלאט או להזמין במלון רגיל את האירוע ולהגיש מספר מנות מצומצם של גלאט לאורחים המקפידים. ובכך לא הגבלנו את עצמינו למבחר מצומצם של מלונות גלאט.
5. אולמות - על המשפחה לקבל החלטה האם יש לה צורך באולמות פרטיים לארוחות ותפילות או שהיא מעדיפה להשתלב עם האולמות הפתוחים לקהל הרחב בחדר אוכל ובית כנסת הכלליים של המלון.  בדרך כלל מלונות גובים סכום נוסף על שימוש באולמות נפרדים. יש מלונות שנותנים את האולמות החל מכמות חדרים מסוימת. כל מלון עם הכללים שלו והדבר מצריך בירור.
6. מזון ומשקאות - באירועים משפחתיים בדרך כלל הדרישה לאירוח בפנסיון מלא: ארוחת ערב, ארוחת בוקר וארוחת צהריים. קיימת אופציה נוספת הנקראת "היפוך ארוחות" אשר נוחה יותר לשומרי המסורת. גם כאן אוכלים 3 ארוחות אבל בסדר שונה: ארוחת ערב שבת, ארוחת בוצ"ר בערך בשעה 11:00 בבוקר אשר ניתנת לאחר תפילת שחרית ולא מלחיצה את המשפחה לסיים מוקדם את התפילה. ולבסוף סעודה שלישית אחה"צ לאחר מנחה אשר מוגשת פרווה או חלבית תלוי בשעון קיץ וחורף. כמו כן בחבילות אירוח של שבת אירוע ניתן ע"י המלון קפה ועוגה לפני התפילה בבוקר.  לסוגיית אופן הגשת האוכל בחדר האוכל יש גם כן לשים לב. לרוב בתי המלון עורכים את האוכל במזנונים, אולם מי שרוצה הגשה אישית לשולחן בד"כ הדבר כרוך בתוספת תשלום.
7. קביעת תקציב - לאחר שאנו מגבשים את התשובות לשאלות המנחות הנ"ל קל לנו לקבל הערכה לתקציב הנדרש לנו לצורך עריכת האירוע בבית מלון. בדרך כלל אנו מקבלים בהצעות המחיר פירוט על השירות הניתן לנו ע"י המלון מבחינת מחיר לחדר לזוג, ילד, מבוגר שלישי וכו'. מהו גיל הילדים המצריך תשלום. כמו כן עלויות במידה ואנו צריכים אולמות פרטיים, הגשה אישית, חלוקת שי בחדרים, שעת קבלת חדרים ועזיבתם. לאחר קבלת כל הפרמטרים עם המחיר ליד כל נתון נוכל לקבל את תמונת המצב התקציבית.

כדי להתמקד באירוע עצמו ובמתן תשומת לב לאורחים ולהשתחרר מכל הדאגות והריצות מסביב. מומלץ להיעזר בסוכן תיירות המתמחה בתחום של הפקת אירועים בבתי מלון.

יתרונות הסוכן המתמחה בתחום הפקת שבתות חתן בבית מלון:

1. נותן אינפורמציה אמינה על מגוון בתי מלון המתמחים בהפקת שבתות חתן , היות והוא לא מייצג מלון אחד אלא מציג וסוקר בפניכם מספר מלונות אשר יכולים להתאים לכם, בהתאם לדרישתכם.
2. עוזר בבניית התקציב ע"פ כל הפרמטרים הנדרשים. ודואג לעבור אתכם על כל העלויות הישירות והעקיפות כדי שלא יהיו לכם הפתעות.
3. ליווי הקבוצה במהלך סופ"ש של השבת ותיאום עם כל הגורמים הרלוונטיים על מנת לשחרר את המשפחה מלרוץ אחר נותני השירות.
4. הכנת תוכניה לאירוע בהתאם ללוח הזמנים, ציון מיקום אולמות לאוכל ולתפילה ולכל פעילות נוספת שהמשפחה רוצה.
5. המלצות והנחיות לשדרוג האירוע ע"י מנחים, חזנים, שי בחדרים, מעצבי פרחים, ברכונים, הזמנות, עיצובי שולחן ופינת הדלקת נרות ועוד...

תהליך הפקת האירוע הפקת שבת חתן, בר/בת מצווה, יכול להיות מייגע ורצוף בכיתות רגליים ובדיוק בשביל זה היתרון בסוכן תיירות המתמחה בכך העושה זאת בשבילכם ובמקומכם – להקל עליכם את בניית החגיגה המיוחדת שלכם.